Anwendungsfall: Digitalisierung und Prozessoptimierung in der öffentlichen Verwaltung
Im Rahmen eines umfangreichen Digitalisierungsprojekts haben wir eine öffentliche Verwaltung bei der Modernisierung ihrer internen Prozesse unterstützt. Ausgangspunkt war die strukturierte Erfassung und Analyse aller internen Anforderungen in enger Abstimmung mit den beteiligten Fachbereichen. Im nächsten Schritt wurden die identifizierten Anforderungen in BPMN 2.0-Modelle übersetzt und in Camunda als Workflow-Engine umgesetzt, um standardisierte und transparente Prozessabläufe zu schaffen.
Auf Basis dieser Modelle wurde ein detailliertes technisches Konzept sowie ein Pflichtenheft für den späteren Ausschreibungsprozess entwickelt. Parallel dazu erfolgte eine umfassende Marktanalyse potenzieller Softwarelösungen – sowohl cloudbasierte SaaS-Angebote als auch On-Premises-Optionen wurden systematisch anhand von Bewertungsmatrizen verglichen. Besonderes Augenmerk lag auf Lösungen in den Bereichen Simulation, Telematik und GIS, die für die spezifischen Anforderungen der Behörde von zentraler Bedeutung waren.
Alle Optionen wurden sorgfältig nach Kriterien wie IT-Sicherheit, Datenschutz und Zugriffsmanagement geprüft. In der Prozessarbeit wurden bestehende Ist-Prozesse detailliert modelliert und darauf aufbauend optimierte Soll-Prozesse entworfen. Zusätzlich wurde ein tragfähiges Konzept für das digitale Stammdatenmanagement entwickelt, das als Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte dient.
Während des gesamten Projekts haben wir sowohl das IT-Koordinationsteam als auch das strategische Projektteam in allen Aspekten der digitalen Transformation beraten. Zu den umgesetzten Maßnahmen gehörten unter anderem die Einführung eines neuen Dashboards zur Steuerung logistischer Prozesse sowie die Erstellung einer zentralen Confluence-Seite für eine klare und nachhaltige Projektdokumentation.
